À l’heure où les outils numériques se multiplient dans le système éducatif, de plus en plus de données personnelles sont manipulées. Résultat : la conformité RGPD et ePrivacy revêt pour les écoles une importance capitale.
Mais quelles sont les implications concrètes dans la vie quotidienne des élèves et des enseignants de l’Éducation nationale ? Comment assurer une protection efficace des données personnelles en tant qu’établissement scolaire ? C’est ce que nous explorons dans cet article.
Que signifie le RGPD et la directive ePrivacy pour les écoles ?
Rappel sur l’application du RGPD et la directive ePrivacy aux établissements scolaires
Qu’il s’agisse d’écoles primaires, de collèges, de lycées ou encore d’universités, les établissements scolaires traitent de plus en plus de données personnelles provenant à la fois des élèves, des parents d’élèves, mais également des enseignants et du personnel administratif.
Pour rappel, les « données personnelles » comprennent toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Par exemple : nom, adresse, numéro de téléphone, résultats scolaires, photos, etc. Les écoles manipulent aussi ce que l’on appelle des « catégories particulières de données », telles que les données de santé ou les données liées à l’origine ethnique d’une personne.
Ces données personnelles sont très souvent collectées et/ou générées par le biais de :
– formulaires de contact ;
– inscriptions scolaires en ligne ;
– environnements numériques de travail (ENT) ;
– cours à distance ;
– examens en ligne, etc.
De facto, les écoles sont soumises à l’application du RGPD et à la directive e-privacy, visant à garantir que les données personnelles soient traitées de manière légale, transparente et sécurisée.
L’importance de la conformité RGPD et ePrivacy pour les établissements scolaires
C’est en raison de l’ampleur croissante des traitements de données personnelles mis en œuvre par les écoles, mais aussi de l’augmentation des cyberattaques à l’encontre des établissements publics, que la conformité RGPD et ePrivacy devient un enjeu crucial.
En tant qu’entités publiques indépendantes, les écoles sont responsables de leur propre mise en conformité RPGD, avec très souvent certaines contraintes budgétaires et un sentiment de solitude.
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Les potentielles sanctions en cas de non-conformité
Les enjeux de conformité RGPD et ePrivacy ne sont pas à prendre à la légère, car les conséquences d’une non-conformité peuvent être sévères :
– Les autorités de protection des données (comme la CNIL en France) peuvent infliger de lourdes amendes, pouvant ainsi impacter sévèrement le budget déjà limité des écoles, parents et enseignants. Par exemple, la CNIL a sanctionné une université à hauteur de 10 000 euros pour non-respect du principe de limitation des finalités ;
– Une non-conformité peut avoir des impacts considérables sur les personnes concernées, en particulier les élèves et leur famille. En cas de violation de données, leur vie privée peut être compromise, pouvant ainsi entraîner des conséquences graves sur le plan personnel et émotionnel : harcèlement, dépression, usurpation d’identité…
Les élèves et leurs parents s’attendent donc à ce que leurs données personnelles soient protégées de manière adéquate par les établissements scolaires.
Mais comment assurer une protection efficace des données personnelles dans votre école ?
Le guide pour une protection efficace des données personnelles dans les écoles
La responsabilité RGPD des établissements scolaires
Dans le cadre du RGPD, la notion de responsabilité est très importante. Et dans le contexte éducatif, les écoles sont considérées comme les responsables de traitement des données personnelles de leurs élèves, enseignants et personnels administratifs.
En tant que responsable de traitement, les écoles ont donc le devoir de se conformer au RGPD. Elles doivent ainsi mettre en place des pratiques respectueuses de la vie privée des personnes concernées et les documenter dans le registre des traitements de données.
La désignation d’un DPO
Le DPO (ou délégué à la protection des données) est un acteur clé dans la conformité RGPD : il s’assure du respect des règles applicables, conseille l’organisation sur les questions de protection des données et sert de point de contact pour les autorités de contrôle et les personnes concernées.
D’après l’article 37 du RGPD, les établissements publics ont l’obligation de désigner un DPO. Par conséquent, les écoles sont tenues de nommer un DPO. Cependant, une mutualisation du DPO au niveau académique est possible.
L’information des élèves et le respect de leurs droits sur les données personnelles
La transparence est l’un des piliers fondamentaux de la protection des données personnelles au sein des écoles.
Pour ce faire, il est essentiel de mettre en place des politiques et des mentions d’informations claires et compréhensibles. Il s’agit alors d’expliquer pourquoi vous collectez des données, quelles données sont collectées, dans quel but, et quels droits ont les personnes concernées sur leurs données.
Les personnes concernées disposent notamment des droits d’accès, de rectification, de suppression et d’opposition. En cas de demande, vous devez être prêt à répondre dans un délai d’un mois.
La collecte du consentement des personnes concernées
Les traitements mis en œuvre par les établissements scolaires relèvent en principe de l’exécution de la mission d’intérêt public. Cependant, si certains traitements n’entrent pas dans ce champ, vous devez obtenir le consentement de la personne concernée (ou de ses parents s’il s’agit d’un mineur de moins de 15 ans en France).
Par exemple :
- si vous collectez l’image d’une personne ;
- si vous souhaitez utiliser les données pour l’envoi de newsletter, dans le cadre de certains projets de recherche menés par l’école ;
- si vous déposez des cookies non essentiels nécessitant le consentement des personnes sur votre site web.
Lors de la collecte du consentement, assurez-vous que les personnes comprennent pourquoi leurs données sont collectées et comment elles seront utilisées.
Pour rappel, pour obtenir un consentement valide, celui-ci doit être :
– Libre : l’élève, les parents, ou enseignants doivent réellement avoir le choix de donner ou non son consentement, sans impact sur le service rendu ;
– Spécifique : le consentement ne peut être donné que pour une seule finalité bien définie. Veillez donc à bien recueillir un consentement distinct pour chaque traitement de données concerné ;
– Éclairé : l’élève, les parents, ou enseignants doivent clairement savoir à quoi ils consentent et quelles sont les modalités de traitement des données. Assurez-vous que vos mentions d’informations et votre politique de confidentialité et de cookies comportent bien les informations obligatoires ;
– Univoque : le consentement doit constituer un acte positif clair de la part de l’élève, les parents ou enseignants, tel qu’une case à cocher (non précochée par défaut), une signature, etc. Pour que le consentement soit bien univoque, veillez à ne pas utiliser de dark patterns.
La conformité RGPD et ePrivacy des outils utilisés
Dans le cadre de vos activités quotidiennes, vous avez très certainement recours à de nombreux outils et logiciels : inscription, visioconférence, examen en ligne, etc. Ces outils accèdent à beaucoup de données personnelles, à la fois sur les élèves, mais aussi sur les enseignants : notes obtenues, absences, emploi du temps, retards, informations de contact, parents, etc.
En tant que responsable de traitement, examinez les outils numériques que vous utilisez, vérifiez comment ils gèrent les données personnelles, quelles mesures de sécurité sont en place et assurez-vous qu’ils soient conformes au RGPD.
Pour vérifier la conformité des outils auxquels vous faites appel, pensez notamment à vérifier que :
- Les politiques de confidentialité et les conditions d’utilisation sont bien claires et accessibles ;
- Les données sont bien traitées et stockées de manière sécurisée ;
- Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits de manière effective ;
- Les données ne sont pas transférées hors de l’UE sans les garanties appropriées (CCT, BCR, etc.).
Par ailleurs, si les sociétés proposant ces outils sont des sous-traitants au titre du RGPD, l’école doit s’assurer d’avoir des conventions de traitement de données en règle avec ces organisations.
La mise en œuvre de mesures de sécurité et de contrats conformes
Pour garantir la protection de la vie privée des personnes concernées, il est impératif que les écoles mettent en place des mesures de sécurité adaptées :
– Physiques, pour empêcher l’accès non autorisé à des personnes non autorisées ;
– Organisationnelles et cybersécurité, pour protéger les données contre les violations ;
– Contractuelles, en encadrant les relations avec vos sous-traitants, ainsi que les éventuels transferts de données hors de l’UE.
La conformité RGPD et ePrivacy du site web de l’école
Bien plus qu’une simple vitrine, les sites web et les portails en ligne des écoles (souvent utilisés par les écoles pour que les parents accèdent au dossier de leurs enfants, où les enseignants accèdent à leur planning, etc.) constituent une interface essentielle entre l’établissement scolaire, les élèves et les parents. Si la conformité RGPD et ePrivacy de vos sites web est une obligation légale, c’est également un gage de confiance pour les personnes concernées.
Pour garantir la conformité RGPD et eprivacy du site web de votre école et des portails en ligne que vous utilisez dans le cadre de la gestion de votre école, plusieurs éléments essentiels doivent être pris en compte :
– Générer une politique de confidentialité détaillée, claire et aisément compréhensible : cette politique doit expliquer clairement quelles données personnelles sont collectées, dans quel but, comment elles sont traitées, qui y a accès et comment les utilisateurs peuvent exercer leurs droits ;
– Générer une politique de cookies qui explique comment sont utilisés les cookies sur votre site (types de cookies, finalités de chacun des cookies, gestion des préférences par l’utilisateur, conséquences de l’acceptation ou du refus des cookies) ;
– Une bannière de cookies pour informer les visiteurs de votre site web de l’utilisation des cookies et de recueillir le consentement des utilisateurs au placement cookies non-essentiels sur leur terminal. Cette bannière doit être claire, concise et facilement visible à tout moment sur le site et doit inclure un lien vers la politique de cookies pour plus d’informations ;
– Une CMP (consent management platform) pour gérer les préférences en matière de cookies : la CMP permet de gérer et de stocker la preuve des consentements cookies par catégorie.
Grâce à l’outil RGPD Admeet pour les établissements scolaires, simplifiez la conformité de votre site web : nous avons pré-encodé pour vous les finalités de traitement de données spécifique au secteur de l’enseignement.
Le rôle clé de l’administration dans la protection des données personnelles des élèves et des enseignants
Pour répondre aux enjeux de protection des données personnelles, les administrations jouent donc un rôle clé. En effet, vous êtes responsable de la mise en place des politiques, des procédures et des pratiques qui garantissent la conformité RGPD de vos traitements de données, du registre des traitements de données, mais également de la formation RGPD continue des enseignants qui manipulent les données personnelles des élèves au quotidien.
Les outils mis à disposition par les autorités pour accompagner les écoles dans leur conformité RGPD et ePrivacy
Pour accompagner les établissements scolaires dans leur démarche de mise en conformité RGPD et ePrivacy, les autorités ont pris certaines mesures :
– En France, la CNIL fournit des lignes directrices spécifiques au secteur éducatif ainsi que des fiches pratiques pour protéger les données des élèves. De plus, des formations RGPD sont régulièrement organisées pour aider les écoles à mieux comprendre les obligations du RGPD ;
– En Belgique, l’Autorité de Protection des Données (APD) a également mis en place un guide sur la protection des données au sein des écoles ainsi que des modèles de documents spécifiquement adaptés aux environnements éducatifs.
La solution Admeet pour la conformité RGPD et ePrivacy du site web de votre établissement scolaire
Si la conformité RGPD et ePrivacy des sites web est une obligation légale, c’est aussi un gage de confiance pour les élèves et leurs parents, mais également pour vos professeurs.
Pour vous accompagner, Admeet propose des solutions sur mesure pour la conformité RGPD et ePrivacy des établissements scolaires en vous permettant de générer une politique de confidentialité et de cookies adaptée et d’assurer la gestion des consentements aux cookies en toute simplicité.
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